Los factores que hacen que un evento corporativo sea exitoso

Cuando llega el momento de organizar un evento corporativo, el primer objetivo es que todo salga perfecto. Pero, para llegar a esta meta hay que desarrollar un plan concreto y comenzar a trabajar paso a paso. El plan debe incluir de forma obligatoria el tiempo estimado que va a llevar cada tarea, ya que la falta de tiempo puede desarmar cualquier tipo de organización.

El primer punto a tener en cuenta es el presupuesto, ya que una vez que se defina con cuánto dinero se cuenta para invertir en el evento, se podrá tomar decisiones sobre los servicios y productos a contratar. Naturalmente, hay ciertas diferencias importantes entre los eventos corporativos y los llamados personales en los que se celebran momentos familiares, con amigos, etc., no obstante, hay muchas tareas que son comunes a ambos tipos de eventos.

Después de establecer el presupuesto, hay que definir muy claramente qué tipo de evento se quiere organizar. Es importante elegir con imaginación, ya que algunos servicios pueden hacer la diferencia para lograr un evento original. Esto significa que hay que tomar decisiones sobre cuál va a ser agenda del evento, y dónde va a tener lugar (un espacio conveniente y de fácil acceso general), y luego elegir los servicios básicos y adicionales que se desea incluir.

Servicios que hacen la diferencia

De la misma manera que pensamos que un servicio de catering original y de gran calidad puede marcar el éxito de un evento, hay otros servicios que hacen que los participantes nunca se olviden de la experiencia vivida. Por ejemplo, en un evento corporativo, la cartelería y la escenografía son cruciales para ofrecer la comunicación audiovisual que se requiere en estos casos, por lo que hay que contratar a profesionales con la experiencia necesaria para enfrentar el desafío de crear un entorno diferente, pero que se asocie de inmediato con la empresa.

Conocer a la audiencia asistente

El análisis de la audiencia que va a asistir al evento es clave para crear un mensaje claro y todos los contenidos que va a tener el evento, lo que vamos a llamar el “verdadero evento”. Por lo que desde el tipo de catering hasta la forma de transmitir el objetivo, se van a ver influenciados por ese análisis a través de los detalles que se obtienen sobre las edades, profesiones e intereses de los asistentes.

La difusión

La difusión dependerá de qué tipo de evento que se organice, especialmente si es abierto o solo por invitación, pero sin dudas, las redes sociales van a ser uno de los medios de comunicación más importantes, junto con los clásicos emails y recordatorios. Es clave generar emoción alrededor del evento, con mensajes personalizados y con información interesante y atractiva sobre los invitados y las actividades que tendrán lugar.

Los eventos corporativos son momentos claves para cualquier tipo de marca porque representan la oportunidad de mostrarse a través de sus productos y servicios con las mejores herramientas que brindan las empresas audiovisuales y todas las otras empresas que brindan el soporte organizativo, además de tener la ocasión ideal para interactuar con los clientes.