Los factores que hacen que un evento corporativo sea exitoso

Cuando llega el momento de organizar un evento corporativo, el primer objetivo es que todo salga perfecto. Pero, para llegar a esta meta hay que desarrollar un plan concreto y comenzar a trabajar paso a paso. El plan debe incluir de forma obligatoria el tiempo estimado que va a llevar cada tarea, ya que la falta de tiempo puede desarmar cualquier tipo de organización.

El primer punto a tener en cuenta es el presupuesto, ya que una vez que se defina con cuánto dinero se cuenta para invertir en el evento, se podrá tomar decisiones sobre los servicios y productos a contratar. Naturalmente, hay ciertas diferencias importantes entre los eventos corporativos y los llamados personales en los que se celebran momentos familiares, con amigos, etc., no obstante, hay muchas tareas que son comunes a ambos tipos de eventos.

Después de establecer el presupuesto, hay que definir muy claramente qué tipo de evento se quiere organizar. Es importante elegir con imaginación, ya que algunos servicios pueden hacer la diferencia para lograr un evento original. Esto significa que hay que tomar decisiones sobre cuál va a ser agenda del evento, y dónde va a tener lugar (un espacio conveniente y de fácil acceso general), y luego elegir los servicios básicos y adicionales que se desea incluir.

Servicios que hacen la diferencia

De la misma manera que pensamos que un servicio de catering original y de gran calidad puede marcar el éxito de un evento, hay otros servicios que hacen que los participantes nunca se olviden de la experiencia vivida. Por ejemplo, en un evento corporativo, la cartelería y la escenografía son cruciales para ofrecer la comunicación audiovisual que se requiere en estos casos, por lo que hay que contratar a profesionales con la experiencia necesaria para enfrentar el desafío de crear un entorno diferente, pero que se asocie de inmediato con la empresa.

Conocer a la audiencia asistente

El análisis de la audiencia que va a asistir al evento es clave para crear un mensaje claro y todos los contenidos que va a tener el evento, lo que vamos a llamar el “verdadero evento”. Por lo que desde el tipo de catering hasta la forma de transmitir el objetivo, se van a ver influenciados por ese análisis a través de los detalles que se obtienen sobre las edades, profesiones e intereses de los asistentes.

La difusión

La difusión dependerá de qué tipo de evento que se organice, especialmente si es abierto o solo por invitación, pero sin dudas, las redes sociales van a ser uno de los medios de comunicación más importantes, junto con los clásicos emails y recordatorios. Es clave generar emoción alrededor del evento, con mensajes personalizados y con información interesante y atractiva sobre los invitados y las actividades que tendrán lugar.

Los eventos corporativos son momentos claves para cualquier tipo de marca porque representan la oportunidad de mostrarse a través de sus productos y servicios con las mejores herramientas que brindan las empresas audiovisuales y todas las otras empresas que brindan el soporte organizativo, además de tener la ocasión ideal para interactuar con los clientes.

La cara menos divertida (aunque necesaria) del espectáculo

Vamos a un teatro, apoyamos la cola en nuestra butaca, con suerte en compañía de un amor o amistades, y nos disponemos a disfrutar del show. Todos nuestros sentidos están abocados al goce artístico y todo acontece como si se tratase de un cuento mágico. Pero detrás de cada espectáculo hay una labor ardua que, por fortuna, no se advierte en el escenario. Una cosa es ser espectador y otra muy diferente es la realización: la primera, creo, es puro disfrute; la segunda también porta sus placeres aunque también exige ciertos asuntos que no son del todo artísticos.

No me propongo hablar aquí de los menesteres relacionados a la puesta en escena, la dirección de actores, la compra de materiales, iluminación y otros asuntos que, de uno u otro modo, hacen a un show teatral o musical y que no son estrictamente el arte que vemos como espectadores. Hablaré de asuntos como las garantías de caución (más detalles en OPC ) y los seguros para espectáculos, pilares invisibles en la escena artística.

Según se explica en esta entrada, no es del todo evidente cuál es el alcance en la Argentina de las coberturas de contingencia vinculadas con la organización de eventos y espectáculos. Y en rigor, el ámbito presenta tales dificultades que son pocas las aseguradoras que se interesan en desarrollar este tipo de seguros. Pero lo cierto es que hay aseguradoras que tienen un producto específico para este tipo de actividades, cubriendo diversas circunstancias que pudieran ocurrir: desde la cancelación del show (por diferentes razones) hasta los posibles accidentes que pudieran ocurrir en ocasión del mismo.

Especialistas explican que hay que dejar en claro que este tipo de seguros no cubren todo lo que puede ocurrir en un evento o espectáculo. El “pilar que no vemos” no es del todo sencillo, tampoco, para los organizadores, que deben presentan numerosa documentación máxime en casos como recitales de música, eventos en los cuales hay fuegos artificiales, e incluso actos políticos. Como noción general, hay que decir que los seguros ofrecidos ofrecen coberturas mínimas y obligatorias, como incendios, explosiones, escapes de gas, descargas eléctricas, entre otras. No me extenderé demasiado aquí (completos detalles pueden ser consultados en esta entrada), para avanzar hacia el examen de otro tipo de seguro que podría ser necesario a la hora de organizar un espectáculo.

Como anticipé más arriba, se trata de los seguros de caución. Confieso que aquel era un rubro desconocido para mí antes de haber metido las narices en la organización de algún tipo de evento; con el tiempo comprendí el valor y conveniencia de estas herramientas. Por un lado, los seguros de caución ambiental brindan la cobertura exigida en el caso de actividades que pudieran dañar el medio ambiente o afectarlo de algún modo, algo que sabemos puede ocurrir en algún tipo de show. Más detalles al respecto pueden ser consultados haciendo clic aquí.

Por lo demás, hace un tiempo rigen como válidos los seguros de caución para alquileres que aparecen como útiles herramientas para facilitar el acceso a alquileres, y esto sabemos que es favorable también en el “detrás del detrás de escena” en el mundo del espectáculo. Pues no se trata sólo de apoyar la cola en la butaca y disfrutar del espectáculo. Eso lo deseamos todos. Pero detrás de cada detalle hay pilares que, quizá por fortuna, jamás vemos al frente de un show.